WinBooks ist seit Jahren Teil der belgischen Buchhaltungslandschaft, hauptsächlich über Treuhänder. Für ein Unternehmen, das seine Softwarekosten senken möchte, stellt sich regelmäßig die Frage nach einem kostenlosen Zugang zu diesem Tool. Die Realität des Geschäftsmodells von WinBooks (nun Exact WinBooks) verdient eine sorgfältige Prüfung, bevor man sich darauf einlässt.
Preismodell von WinBooks: ein undurchsichtiges Modell basierend auf Wiederverkäufern
Exact WinBooks veröffentlicht keine Preisliste auf seiner Website. Diese Entscheidung ist nicht zufällig: der Vertrieb erfolgt nahezu ausschließlich über autorisierte Wiederverkäufer und Buchhaltungsbüros. Ein Vergleich von Peppol-Tools, der 2026 konsultiert wurde, bestätigt, dass der Preis für Exact WinBooks einfach nicht veröffentlicht wird.
Dieses Vorgehen hat eine direkte Konsequenz für diejenigen, die WinBooks kostenlos nutzen möchten: Der Zugang zur Software hängt oft von den Verhandlungen mit Ihrem Treuhänder ab. Einige Büros integrieren die WinBooks-Lizenz in ihr Buchhaltungspaket, andere berechnen sie zusätzlich. Es gibt keine herunterladbare Freemium-Version, wie sie bei Cloud-Konkurrenten zu finden ist.
Die Rückmeldungen aus der Praxis sind in diesem Punkt unterschiedlich. Mehrere Nutzer berichten von kostenlosem Zugang über ihren Buchhalter, während andere eine separate monatliche Gebühr zahlen. Es mangelt an Transparenz, und die Bedingungen variieren von einem Wiederverkäufer zum anderen.
WinBooks Connect und die elektronische Rechnungsstellung Peppol in Belgien
Seit dem 1. Januar 2026 ist die strukturierte elektronische Rechnungsstellung über Peppol in Belgien für B2B-Transaktionen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen obligatorisch. Diese Verpflichtung umfasst die Ausstellung und den Empfang. Unternehmen, die WinBooks nutzen, müssen daher sicherstellen, dass ihre Konfiguration kompatibel ist.
WinBooks Connect ermöglicht die Automatisierung des Dokumentenaustauschs zwischen dem Unternehmen und dem Buchhaltungsbüro. Die Einkaufs- und Verkaufsrechnungen werden direkt an die Buchhaltung weitergeleitet. Das Modul verwaltet den Versand und Empfang über Peppol, vorausgesetzt, die Konfiguration ist korrekt durchgeführt.
Was Peppol im täglichen Gebrauch verändert
Die Peppol-Verpflichtung beschränkt sich nicht auf ein Dateiformat. Sie erfordert einen strukturierten Fluss (UBL), der über einen zertifizierten Zugangspunkt erfolgt. WinBooks Connect fungiert als Zugangspunkt für seine Nutzer, was jedoch Folgendes voraussetzt:
- Eine aktive Peppol-Registrierung mit einer gültigen belgischen Unternehmensnummer, die in WinBooks konfiguriert ist
- Die Überprüfung, dass auch Ihre Kunden und Lieferanten über einen funktionierenden Peppol-Zugangspunkt verfügen
- Eine korrekte Konfiguration der juristischen Person in WinBooks, einschließlich der Umsatzsteuerdaten und der zugehörigen Konten
Ohne diese Einrichtung schlägt der Versand von Rechnungen stillschweigend fehl oder führt zu Ablehnungen auf der Empfängerseite.
Kostenlose Alternativen und Grenzen von WinBooks ohne kostenpflichtige Lizenz
Von einer kostenlosen Nutzung von WinBooks zu sprechen, umfasst mehrere unterschiedliche Situationen, die entwirrt werden müssen. Es wird keine eigenständige kostenlose Version von WinBooks der Öffentlichkeit angeboten. Die Szenarien für kostenlosen Zugang beschränken sich auf zwei spezifische Fälle.
Der erste: Ihr Treuhänder übernimmt die Kosten der Lizenz in seinen Honoraren. Sie nutzen dann WinBooks Connect oder WinBooks View (Datenabfrage) ohne separate Zahlung. Der zweite: eine mit einem Wiederverkäufer ausgehandelte Testphase, deren Dauer und Bedingungen variieren.
WinBooks View: Abfrage ohne Eingabe
WinBooks Connect View ermöglicht es den Kunden eines Buchhaltungsbüros, ihre Zahlen ständig einzusehen. Dieses Modul bietet einen Überblick über Ergebnisse, Salden und Journale. Im Gegensatz dazu erlaubt View keine Eingabe von Buchungen und kein Rechnungsmanagement. Für ein Unternehmen, das seine Buchhaltung aktiv steuern möchte, bleibt dieser Modus eingeschränkt.
Zusätzliche Werkzeuge, die in Betracht gezogen werden sollten
Mehrere belgische oder europäische Lösungen bieten kostenlose oder kostengünstige Versionen für die elektronische Rechnungsstellung, die mit Peppol kompatibel sind. Die verfügbaren Daten lassen nicht den Schluss zu, dass WinBooks die einzige tragfähige Option für kleine belgische Unternehmen ist. Software wie Odoo (von denen einige Module Open Source sind) oder spezielle Tools für die Peppol-Rechnungsstellung bieten Alternativen, die je nach Rechnungsvolumen bewertet werden sollten.
- Odoo Invoicing bietet ein Rechnungsmodul, das mit Peppol kompatibel ist, mit einer kostenlosen Community-Version
- Accountable ermöglicht die Verbindung der Buchhaltung mit einer externen Software wie WinBooks, mit einem unabhängigen Bereich für Rechnungen
- Einige Peppol-Rechnungsplattformen bieten kostenlosen Zugang unter einer Grenze von monatlichen Rechnungen
WinBooks ohne zusätzliche Kosten optimieren: konkrete Hebel
Wenn Ihr Zugang zu WinBooks über Ihren Buchhalter erfolgt, gibt es mehrere Maßnahmen, um das Maximum ohne zusätzliche Kosten herauszuholen.
Der Export von Rechnungen im UBL-Format (XML) aus WinBooks ist eine native Funktion. Sie ermöglicht es, Ihre Dokumente in einem strukturierten Format abzurufen, das von anderen Softwareprogrammen genutzt werden kann. Der PDF-Export bleibt verfügbar, aber das UBL-Format entspricht den Peppol-Anforderungen und erleichtert die Automatisierung.
Die Konfiguration der juristischen Person in WinBooks verdient besondere Aufmerksamkeit. Die häufigsten Fehler betreffen falsch formatierte Umsatzsteuernummern, nicht konfigurierte Standardbuchungskonten und fehlende Zahlungsmethoden. Eine sorgfältige anfängliche Konfiguration vermeidet die Mehrheit der Ablehnungen elektronischer Rechnungen.
Die Funktionalität WBLink ermöglicht den Import von TXT-Dateien in WinBooks, um bestimmte wiederkehrende Buchungen zu automatisieren. Diese Schnittstelle, die in öffentlichen Tutorials wenig dokumentiert ist, reduziert die Eingabezeit für wiederkehrende Vorgänge wie Bankauszüge oder standardisierte Spesenabrechnungen.
Der kostenlose Zugang zu WinBooks bleibt von der Beziehung zu Ihrem Treuhänder und dem Umfang der in Ihrem Vertrag enthaltenen Module abhängig. Bevor Sie nach einer kostenlosen Lösung um jeden Preis suchen, ist es oft der direkteste Hebel, zu klären, was Ihr aktuelles Buchhaltungspaket abdeckt.
