Die Verwaltung von Spesenabrechnungen in Unternehmen erfordert in jeder Phase, von der Sammlung der Belege bis zur Buchung, administrative Zeit. Die Kosten für die Bearbeitung einer manuellen Spesenabrechnung liegen bei durchschnittlich 50 Euro pro Abrechnung, gemäß den branchenspezifischen Daten von 2024.
Fast jede fünfte Papier-Spesenabrechnung enthält eine Ungenauigkeit. Diese beiden Indikatoren reichen aus, um die Frage aufzuwerfen: An welchen Hebeln kann man ansetzen, um diese Stückkosten zu senken, ohne den Alltag der Mitarbeiter zu belasten?
Manuelle oder digitalisierte Bearbeitungskosten: Vergleich der Unterschiede
Der Unterschied zwischen einer Papierbearbeitung und einer digitalisierten Bearbeitung beschränkt sich nicht nur auf Zeitersparnis. Er zeigt sich auch in der Fehlerquote, der Rückerstattungsdauer und der Arbeitsbelastung für die Buchhaltungsabteilung.
| Kriterium | Manuelle Bearbeitung (Papier) | Digitalisierte Bearbeitung |
|---|---|---|
| Durchschnittliche Zeit pro Abrechnung | Etwa 20 Minuten | Um mehr als die Hälfte reduziert |
| Zusätzliche Zeit im Fehlerfall | 18 Minuten Korrektur | Nahezu sofortige Korrektur (OCR + automatische Kontrolle) |
| Fehlerquote | Etwa 20 % | Deutlich reduziert durch automatisierte Eingabe |
| Rückerstattungsdauer | Variabel, oft mehrere Wochen | Durch Echtzeitvalidierung verkürzt |
| Risiko des Verlusts von Belegen | Hoch (verlorener Papierbeleg) | Niedrig (zeitgestempelte Archivierung) |
Der Umstieg auf eine Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen beseitigt nicht alle menschlichen Eingriffe. Er verlagert jedoch den Aufwand des Mitarbeiters auf die Maschine bei den Aufgaben der Eingabe, der Abstimmung und der Konformitätskontrolle.
Plattformen wie been.fr ermöglichen es Unternehmen, die Sammlung der Belege und die Nachverfolgung der Rückerstattungen in einem einzigen Raum zu zentralisieren, was die Hin- und Herkommunikation zwischen Mitarbeitern und Buchhaltungsabteilung einschränkt.
Elektronische Rechnungsstellung und Spesenabrechnungen: Eine Unterscheidung, die antizipiert werden muss
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung, deren Zeitplan sich für französische Unternehmen konkretisiert, wird die Bearbeitung bestimmter beruflicher Ausgaben verändern. Dieser Punkt hat direkte Auswirkungen auf den Genehmigungsprozess von Spesenabrechnungen.
Lieferantenrechnung oder Vorschuss des Mitarbeiters: zwei unterschiedliche Prozesse
Eine auf den Namen des Unternehmens ausgestellte Ausgabe fällt unter die elektronische Rechnungsstellung. Sie wird über eine Plattform zur Digitalisierung geleitet und gelangt direkt in das Buchhaltungssystem. Der Mitarbeiter muss sie nicht fotografieren oder ein Formular ausfüllen.
Im Gegensatz dazu bleibt eine auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellte Rechnung (Restaurant, Taxi, privat bezahlte Unterkunft) im klassischen Prozess der Spesenabrechnung, mit Beleg, der vorgelegt werden muss. Die Ausgaben für Verpflegung profitieren von einer spezifischen Toleranz im Rahmen des E-Reportings.
Diese Unterscheidung zwingt Unternehmen dazu, ihre Regeln zur Sammlung und Abstimmung der Belege zu überdenken, bevor die Reform in Kraft tritt. Das Mischen der beiden Ströme in einem einzigen Tool ohne Kontrolle von Doppelungen schafft ein Risiko für Doppelzahlungen.
Doppelungen zwischen Tools: das unterschätzte Risiko
Die Integration einer Plattform für elektronische Rechnungsstellung mit der Software für Spesenabrechnungen und dem ERP muss Folgendes vorsehen:
- Eine automatische Kontrolle der Doppelzahlungen zwischen den Lieferantenrechnungen und den individuellen Spesenabrechnungen
- Eine Synchronisation der Bearbeitungsstatus, um zu vermeiden, dass dieselbe Ausgabe zweimal von zwei verschiedenen Abteilungen genehmigt wird
- Ein gemeinsames Referenzsystem für Ausgabenkategorien, das zwischen der Lieferantenbuchhaltung und der internen Rückerstattungspolitik abgestimmt ist
Ohne diese Synchronisation kann die Digitalisierung paradoxerweise die Anzahl der Anomalien erhöhen, anstatt sie zu reduzieren.
Digitale Archivierung von Belegen: die Bedingungen für die rechtliche Gültigkeit
Ein Kassenbon zu digitalisieren reicht nicht aus, um das Originalpapier zu ersetzen. Damit eine digitale Kopie im Falle einer Steuerprüfung Beweiskraft hat, muss sie zeitgestempelt und so archiviert werden, dass ihre Integrität und Lesbarkeit über die Zeit gewährleistet sind.
Das Handelsgesetzbuch schreibt eine Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen für zehn Jahre vor. Ein gescannter Beleg, der jedoch auf dem Telefon eines Mitarbeiters oder in einem nicht gesicherten lokalen Ordner gespeichert ist, erfüllt diese Anforderung nicht.
Die Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen bietet in der Regel eine konforme Archivierung mit automatischer Zeitstempelung und sicherer Speicherung. Das Kriterium, das bei der Auswahl einer Lösung zu überprüfen ist, bleibt die Wiedergabetreue des Bildes und des Inhalts des Originalbelegs, da es in diesem Punkt zu Streitigkeiten bei einer Prüfung kommen kann.
Erstattung nach tatsächlichen Kosten oder Pauschale: welche Auswirkungen auf die Verwaltung
Die von dem Unternehmen gewählte Erstattungsmethode beeinflusst direkt die administrative Belastung im Zusammenhang mit den Spesenabrechnungen.
- Die Erstattung nach tatsächlichen Kosten erfordert einen Beleg für jede Ausgabe, eine Zeilen-für-Zeilen-Konformitätskontrolle und eine individualisierte Überwachung der Obergrenzen. Die Bearbeitungsbelastung ist höher, aber die Erstattung spiegelt genau die getätigte Ausgabe wider
- Die Pauschalerstattung vereinfacht die Verwaltung, indem vordefinierte Beträge (Essen, Übernachtung, Kilometer) angewendet werden. Die Belege sind weiterhin erforderlich, aber die Kontrolle bezieht sich auf die Berechtigung der Ausgabe und nicht auf den genauen Betrag
- Ein gemischtes Modell (Pauschale für Mahlzeiten, tatsächlich für Unterkunft) ermöglicht es, die Ausgabenpolitik an die sensibelsten Posten anzupassen und gleichzeitig die Bearbeitung der wiederkehrenden Ausgaben zu erleichtern
Die Wahl des Modells hängt vom Volumen der Spesenabrechnungen, dem Profil der betroffenen Mitarbeiter und der Risikotoleranz in Bezug auf Steuern ab. Eine schlecht kalibrierte Pauschale kann zu einer sozialen Nachforderung führen, wenn die Beträge die URSSAF-Sätze ohne Rechtfertigung überschreiten.
Der Anstieg der Unternehmenskreditkarten führt zu einer schrittweisen Reduzierung des Volumens individueller Spesenabrechnungen. Die direkt mit der Unternehmenskreditkarte getätigten Ausgaben fallen nicht mehr in den klassischen Rückerstattungsprozess, was die Bearbeitungsbelastung mechanisch verringert.
Der effektivste Hebel zur Optimierung der Verwaltung von Spesenabrechnungen bleibt, die Anzahl der zu bearbeitenden Abrechnungen zu reduzieren, noch bevor deren Bearbeitung beschleunigt wird.
