WinBooks faz parte do cenário contábil belga há anos, principalmente através das fiduciárias. Para uma empresa que busca reduzir seus custos com software, a questão de um acesso gratuito a essa ferramenta surge regularmente. A realidade do modelo de negócios da WinBooks (agora Exact WinBooks) merece uma análise cuidadosa antes de se aventurar.
Preços WinBooks: um modelo opaco baseado em revendedores
Exact WinBooks não publica uma tabela de preços em seu site. Essa escolha não é por acaso: a distribuição ocorre quase exclusivamente através de revendedores autorizados e escritórios contábeis. Um comparativo de ferramentas Peppol consultado em 2026 confirma que para Exact WinBooks, o preço simplesmente não é publicado.
Esse funcionamento tem uma consequência direta para quem deseja usar WinBooks gratuitamente: o acesso ao software muitas vezes depende da negociação com sua fiduciária. Alguns escritórios incluem a licença WinBooks em seu pacote contábil, enquanto outros a cobram à parte. Não existe uma versão freemium disponível para download como as que encontramos em concorrentes na nuvem.
Os relatos de campo divergem nesse ponto. Vários usuários relatam acesso sem custos através de seu contador, enquanto outros pagam uma taxa mensal separada. A transparência é escassa, e as condições variam de um revendedor para outro.
WinBooks Connect e a fatura eletrônica Peppol na Bélgica
Desde 1º de janeiro de 2026, a fatura eletrônica estruturada via Peppol é obrigatória na Bélgica para transações B2B entre sujeitos passivos de IVA. Essa obrigação cobre a emissão e o recebimento. As empresas que utilizam WinBooks devem, portanto, garantir que sua configuração seja compatível.
WinBooks Connect permite automatizar a troca de documentos entre a empresa e o escritório contábil. As faturas de compra e venda transitam diretamente para a contabilidade. O módulo gerencia o envio e o recebimento via Peppol, desde que a configuração seja realizada corretamente.
O que Peppol muda no uso diário
A obrigação Peppol não se limita a um formato de arquivo. Ela impõe um fluxo estruturado (UBL) que passa por um ponto de acesso certificado. WinBooks Connect atua como ponto de acesso para seus usuários, mas isso pressupõe:
- Um registro Peppol ativo com um número de empresa belga válido, configurado no WinBooks
- A verificação de que seus clientes e fornecedores também possuem um ponto de acesso Peppol funcional
- Uma configuração correta da entidade jurídica no WinBooks, com os dados de IVA e as contas associadas
Sem essa implementação, o envio de faturas falha silenciosamente ou gera rejeições do lado do destinatário.
Alternativas gratuitas e limites do WinBooks sem licença paga
Falar sobre o uso gratuito do WinBooks abrange várias situações distintas que precisam ser desfeitas. Nenhuma versão gratuita autônoma do WinBooks é oferecida ao público em geral. Os cenários de acesso sem custos se resumem a dois casos específicos.
O primeiro: sua fiduciária absorve o custo da licença em seus honorários. Você utiliza então WinBooks Connect ou WinBooks View (consulta de dados contábeis) sem pagamento separado. O segundo: um período de teste negociado com um revendedor, cuja duração e condições variam.
WinBooks View: consulta sem codificação
WinBooks Connect View permite que os clientes de um escritório contábil consultem seus números a qualquer momento. Este módulo oferece uma visão dos resultados, saldos e diários. Por outro lado, View não permite codificar lançamentos nem gerenciar a faturação. Para uma empresa que deseja gerenciar sua contabilidade ativamente, esse modo permanece limitado.
Ferramentas complementares a considerar
Várias soluções belgas ou europeias oferecem versões gratuitas ou de baixo custo para faturamento eletrônico compatível com Peppol. Os dados disponíveis não permitem concluir que o WinBooks seja a única opção viável para pequenas estruturas belgas. Softwares como Odoo (cujo alguns módulos são de código aberto) ou ferramentas dedicadas à faturação Peppol oferecem alternativas a serem avaliadas conforme seu volume de faturas.
- Odoo Invoicing oferece um módulo de faturamento compatível com Peppol, com uma versão comunitária gratuita
- Accountable permite conectar sua contabilidade a um software externo como o WinBooks, com um módulo independente para faturas
- Algumas plataformas de faturamento Peppol oferecem acesso gratuito abaixo de um limite de faturas mensais
Otimizar WinBooks sem custo adicional: os alavancadores concretos
Se seu acesso ao WinBooks passa pelo seu contador, várias ações permitem tirar o máximo proveito sem custos adicionais.
A exportação de faturas em formato UBL (XML) a partir do WinBooks é uma funcionalidade nativa. Ela permite recuperar seus documentos em um formato estruturado utilizável por outros softwares. A exportação em PDF continua disponível, mas o formato UBL é aquele que atende às exigências Peppol e facilita a automação.
A configuração da entidade jurídica no WinBooks merece atenção especial. Os erros mais frequentes dizem respeito a números de IVA mal formatados, contas de imputação padrão não configuradas e modos de pagamento ausentes. Uma configuração inicial rigorosa evita a maioria das rejeições de faturas eletrônicas.
A funcionalidade WBLink permite importar arquivos TXT no WinBooks para automatizar alguns lançamentos recorrentes. Essa ponte, pouco documentada nos tutoriais voltados ao público, reduz o tempo de codificação para operações repetitivas, como extratos bancários ou notas de despesas padronizadas.
O acesso gratuito ao WinBooks permanece condicionado à relação com sua fiduciária e ao escopo dos módulos incluídos em seu contrato. Antes de buscar uma solução gratuita a todo custo, esclarecer o que cobre seu pacote contábil atual costuma ser o alavancador mais direto.
