WinBooks fa parte del panorama contabile belga da anni, principalmente attraverso i fiduciari. Per un’azienda che cerca di ridurre i propri costi software, la questione di un accesso gratuito a questo strumento torna regolarmente. La realtà del modello commerciale di WinBooks (diventato Exact WinBooks) merita un esame attento prima di lanciarsi.
Tariffe WinBooks: un modello opaco basato sui rivenditori
Exact WinBooks non pubblica una griglia tariffaria sul proprio sito. Questa scelta non è casuale: la distribuzione avviene quasi esclusivamente tramite rivenditori autorizzati e studi contabili. Un confronto degli strumenti Peppol consultato nel 2026 conferma che per Exact WinBooks, il prezzo non è semplicemente pubblicato.
Questo funzionamento ha una conseguenza diretta per chi desidera utilizzare WinBooks gratuitamente: l’accesso al software dipende spesso dalla negoziazione con il proprio fiduciario. Alcuni studi integrano la licenza WinBooks nel loro pacchetto contabile, altri la fatturano come supplemento. Non esiste una versione freemium scaricabile come si trova presso concorrenti cloud.
I feedback sul campo divergono su questo punto. Diversi utenti segnalano un accesso senza costi tramite il loro contabile, mentre altri pagano una tariffa mensile separata. La trasparenza manca, e le condizioni variano da un rivenditore all’altro.
WinBooks Connect e la fatturazione elettronica Peppol in Belgio
Dal 1 gennaio 2026, la fatturazione elettronica strutturata tramite Peppol è obbligatoria in Belgio per le transazioni B2B tra soggetti passivi IVA. Questa obbligo copre l’emissione e la ricezione. Le aziende che utilizzano WinBooks devono quindi assicurarsi che la loro configurazione sia compatibile.
WinBooks Connect consente di automatizzare lo scambio di documenti tra l’azienda e lo studio contabile. Le fatture di acquisto e vendita transitano direttamente verso la contabilità. Il modulo gestisce l’invio e la ricezione tramite Peppol, a condizione che la configurazione sia effettuata correttamente.
Ciò che Peppol cambia nell’uso quotidiano
L’obbligo Peppol non si limita a un formato di file. Impone un flusso strutturato (UBL) che passa attraverso un punto di accesso certificato. WinBooks Connect funge da punto di accesso per i suoi utenti, ma ciò implica:
- Una registrazione Peppol attiva con un numero d’impresa belga valido, configurato in WinBooks
- La verifica che i vostri clienti e fornitori dispongano anch’essi di un punto di accesso Peppol funzionante
- Una corretta configurazione dell’entità giuridica in WinBooks, con i dati IVA e i conti associati
Senze questa messa in atto, l’invio di fatture fallisce silenziosamente o genera rifiuti da parte del destinatario.
Alternative gratuite e limiti di WinBooks senza licenza a pagamento
Parlare di utilizzo gratuito di WinBooks copre diverse situazioni distinte che devono essere districate. Non è proposta al grande pubblico alcuna versione gratuita autonoma di WinBooks. Gli scenari di accesso senza costi si riassumono in due casi specifici.
Il primo: il vostro fiduciario assorbe il costo della licenza nelle sue parcelle. Utilizzate quindi WinBooks Connect o WinBooks View (consultazione dei dati contabili) senza pagamento separato. Il secondo: un periodo di prova negoziato con un rivenditore, la cui durata e condizioni variano.
WinBooks View: consultazione senza codifica
WinBooks Connect View consente ai clienti di uno studio contabile di consultare i propri numeri in qualsiasi momento. Questo modulo offre una panoramica dei risultati, dei bilanci e dei registri. Tuttavia, View non consente di codificare scritture né di gestire la fatturazione. Per un’azienda che desidera gestire attivamente la propria contabilità, questo modo rimane limitato.
Strumenti complementari da considerare
Diverse soluzioni belghe o europee offrono versioni gratuite o a basso costo per la fatturazione elettronica compatibile con Peppol. I dati disponibili non consentono di concludere che WinBooks sia l’unica opzione praticabile per le piccole strutture belghe. Software come Odoo (di cui alcuni moduli sono open source) o strumenti dedicati alla fatturazione Peppol offrono alternative da valutare in base al vostro volume di fatture.
- Odoo Invoicing propone un modulo di fatturazione compatibile con Peppol, con una versione comunitaria gratuita
- Accountable consente di collegare la propria contabilità a un software esterno come WinBooks, con un modulo indipendente per le fatture
- Alcune piattaforme di fatturazione Peppol offrono accesso gratuito sotto una soglia di fatture mensili
Ottimizzare WinBooks senza costi aggiuntivi: leve concrete
Se il vostro accesso a WinBooks passa attraverso il vostro contabile, diverse azioni consentono di trarne il massimo senza costi aggiuntivi.
L’esportazione delle fatture in formato UBL (XML) da WinBooks è una funzionalità nativa. Permette di recuperare i vostri documenti in un formato strutturato utilizzabile da altri software. L’esportazione PDF rimane disponibile, ma il formato UBL è quello che risponde ai requisiti Peppol e facilita l’automazione.
La configurazione dell’entità giuridica in WinBooks merita particolare attenzione. Gli errori più frequenti riguardano i numeri IVA mal formattati, i conti di imputazione predefiniti non configurati e le modalità di pagamento assenti. Una configurazione iniziale rigorosa evita la maggior parte dei rifiuti di fatture elettroniche.
La funzionalità WBLink consente di importare file TXT in WinBooks per automatizzare alcune scritture ricorrenti. Questo ponte, poco documentato nei tutorial per il grande pubblico, riduce il tempo di codifica per operazioni ripetitive come estratti conto bancari o note spese standardizzate.
L’accesso gratuito a WinBooks rimane condizionato dalla relazione con il vostro fiduciario e dal perimetro dei moduli inclusi nel vostro contratto. Prima di cercare una soluzione gratuita a tutti i costi, chiarire cosa copre il vostro attuale pacchetto contabile costituisce spesso la leva più diretta.
