WinBooks maakt al jaren deel uit van het Belgische boekhoudlandschap, voornamelijk via fiduciaires. Voor een bedrijf dat zijn softwarekosten wil verlagen, komt de vraag naar gratis toegang tot dit hulpmiddel regelmatig terug. De realiteit van het businessmodel van WinBooks (nu Exact WinBooks) verdient een zorgvuldige beoordeling voordat men zich erin stort.
WinBooks Prijsstelling: een ondoorzichtig model gebaseerd op wederverkopers
Exact WinBooks publiceert geen prijslijst op zijn website. Deze keuze is niet toevallig: de distributie verloopt vrijwel uitsluitend via erkende wederverkopers en boekhoudkantoren. Een vergelijking van Peppol-tools geraadpleegd in 2026 bevestigt dat de prijs voor Exact WinBooks simpelweg niet gepubliceerd is.
Deze werkwijze heeft een directe consequentie voor wie WinBooks gratis wil gebruiken: de toegang tot de software hangt vaak af van de onderhandeling met uw fiduciaire. Sommige kantoren integreren de WinBooks-licentie in hun boekhoudpakket, terwijl anderen deze apart in rekening brengen. Er is geen downloadbare freemium-versie zoals die bij cloudconcurrenten te vinden is.
De ervaringen op het terrein verschillen hierover. Verschillende gebruikers melden gratis toegang via hun boekhouder, terwijl anderen een aparte maandelijkse vergoeding betalen. Er ontbreekt transparantie, en de voorwaarden variëren van de ene wederverkoper naar de andere.
WinBooks Connect en de elektronische facturatie Peppol in België
Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie via Peppol verplicht in België voor B2B-transacties tussen btw-plichtigen. Deze verplichting dekt zowel de uitgifte als de ontvangst. Bedrijven die WinBooks gebruiken, moeten er dus voor zorgen dat hun configuratie compatibel is.
WinBooks Connect maakt het mogelijk om de uitwisseling van documenten tussen het bedrijf en het boekhoudkantoor te automatiseren. Inkoop- en verkoopfacturen worden rechtstreeks naar de boekhouding verzonden. De module beheert de verzending en ontvangst via Peppol, op voorwaarde dat de configuratie correct is uitgevoerd.
Wat Peppol verandert in het dagelijks gebruik
De Peppol-verplichting beperkt zich niet tot een bestandsformaat. Het vereist een gestructureerde stroom (UBL) die via een gecertificeerd toegangspunt gaat. WinBooks Connect fungeert als toegangspunt voor zijn gebruikers, maar dit vereist:
- Een actieve Peppol-registratie met een geldig Belgisch ondernemingsnummer, geconfigureerd in WinBooks
- De controle of uw klanten en leveranciers ook beschikken over een functioneel Peppol-toegangspunt
- Een correcte configuratie van de juridische entiteit in WinBooks, met de btw-gegevens en de bijbehorende rekeningen
Zonder deze opzet mislukt het verzenden van facturen stilzwijgend of genereert het afwijzingen aan de ontvangerszijde.
Gratis alternatieven en beperkingen van WinBooks zonder betaalde licentie
Praten over gratis gebruik van WinBooks dekt verschillende afzonderlijke situaties die moeten worden ontrafeld. Er is geen autonome gratis versie van WinBooks beschikbaar voor het grote publiek. De scenario’s voor gratis toegang beperken zich tot twee specifieke gevallen.
De eerste: uw fiduciaire dekt de kosten van de licentie in zijn honoraria. U gebruikt dan WinBooks Connect of WinBooks View (raadpleging van boekhoudgegevens) zonder aparte betaling. De tweede: een proefperiode onderhandeld met een wederverkoper, waarvan de duur en voorwaarden variëren.
WinBooks View: raadpleging zonder invoer
WinBooks Connect View stelt klanten van een boekhoudkantoor in staat om hun cijfers continu te raadplegen. Deze module biedt een overzicht van de resultaten, balansen en journaals. Daarentegen staat View niet toe om boekingen in te voeren of de facturatie te beheren. Voor een bedrijf dat zijn boekhouding actief wil aansturen, blijft deze modus beperkt.
Aanvullende tools om te overwegen
Verschillende Belgische of Europese oplossingen bieden gratis of goedkope versies voor elektronische facturatie die compatibel zijn met Peppol. De beschikbare gegevens laten niet concluderen dat WinBooks de enige levensvatbare optie is voor kleine Belgische structuren. Software zoals Odoo (waarvan sommige modules open source zijn) of tools die specifiek zijn voor Peppol-facturatie bieden alternatieven die beoordeeld moeten worden op basis van uw factuurvolume.
- Odoo Invoicing biedt een facturatiemodule die compatibel is met Peppol, met een gratis communityversie
- Accountable maakt het mogelijk om uw boekhouding te koppelen aan externe software zoals WinBooks, met een onafhankelijk gedeelte voor facturen
- Sommige Peppol-facturatieplatforms bieden gratis toegang onder een drempel van maandelijkse facturen
WinBooks optimaliseren zonder extra kosten: concrete hefboom
Als uw toegang tot WinBooks via uw boekhouder verloopt, zijn er verschillende acties die het mogelijk maken om er het maximale uit te halen zonder extra kosten.
De export van facturen in UBL (XML) formaat vanuit WinBooks is een native functionaliteit. Hiermee kunt u uw documenten in een gestructureerd formaat ophalen dat door andere software kan worden gebruikt. De PDF-export blijft beschikbaar, maar het UBL-formaat voldoet aan de Peppol-eisen en vergemakkelijkt de automatisering.
De configuratie van de juridische entiteit in WinBooks verdient bijzondere aandacht. De meest voorkomende fouten hebben betrekking op verkeerd geformatteerde btw-nummers, niet-geconfigureerde standaardboekhoudrekeningen en ontbrekende betaalwijzen. Een rigoureuze initiële configuratie voorkomt de meeste afwijzingen van elektronische facturen.
De functionaliteit WBLink maakt het mogelijk om TXT-bestanden in WinBooks te importeren om bepaalde terugkerende boekingen te automatiseren. Deze brug, die in de algemene handleidingen weinig gedocumenteerd is, vermindert de invoertijd voor repetitieve handelingen zoals bankafschriften of gestandaardiseerde onkostenbonnen.
Gratis toegang tot WinBooks blijft afhankelijk van de relatie met uw fiduciaire en de reikwijdte van de modules die in uw contract zijn opgenomen. Voordat u naar een gratis oplossing zoekt, is het vaak de meest directe hefboom om te verduidelijken wat uw huidige boekhoudpakket dekt.
